#UPERP8UAS01B Melengkapi Data Modul CRM PT Macan Jaya

Assalammu'alaikum Wr., Wb.

Selamat malam, teman - teman semua :)

Jumpa lagi dengan saya Rizky Amalia Fitriani di blog Hellokitty :D

Pada postingan kali ini saya akan mencoba untuk melengkapi data modul CRM PT Macan Jaya pada Odoo 8.0.
Setelah saya berhasil menginstall modul CRM di Odoo 8.0 maka yang terjadi adalah sub menu Leads, Opportunities, dan Phone Calls secara otomatis terinstall dan masuk ke dalam menu Sales.
Pada Odoo 8.0 menu Sales mempunyai sub menu dan sub sub menu di dalamnya adalah sebagai berikut: 

  

- Sales

Ø  Sales Teams

Ø  Customers

Ø  Leads

Ø  Opportunities

Ø  Quotations

Ø  Sales Orders 
- Phone Calls

Ø  Logged Calls

- Products

Ø  Products

Ø  Products Variants

Ø  Products by Category

- Tools

Ø  Deduplicate Contacts

- Configuration

Ø  Contacts Segmentation

Ø  Units of Measure Categories

Ø  Address Book

Ø  Phone Calls

Ø  Product Categories & Attributes

Ø  Leads & Opportunities

Dari sekian sub-menu di atas yang berkaitan dengan modul CRM/Sales yang akan saya kerjakan adalah pada sub-menu Sales dan sub-sub menu yang akan saya kerjakan adalah Leads dan Opportunities, lalu sub-menu Phone Calls.

A. Melengkapi Data pada Sub-sub Menu Leads

Leads adalah bagian penting dalam penjualan. Sebelum kita melakukan penjualan, kita harus mengadakan perjanjian dengan calon customer untuk melakukan presentasi, penawaran produk, pengenalan produk, dll sebelum akhirnya melakukan penjualan.

Pada Odoo 8.0 kita dapat membuat daftar Leads beserta rating prioritasnya untuk memudahkan perusahaan kita mengetahui kapan perjanjian dengan calon customer diadakan dan seberapa prioritas calon customer tersebut.

Cara membuat daftar Leads pada Odoo 8.0 adalah sebagai berikut :

1.  Masuk ke menu Sales, menuju ke sub-menu Sales, lalu pilih sub-sub menu Leads. Disana kamu akan melihat tampilan sub-sub menu Leads yang masih kosong.

Menu Sales -> sub-menu Sales -> sub-sub menu Leads

2. Untuk membuat Leads yang baru, klik tombol merah bertuliskan Create untuk membuatnya. Sebuah form akan muncul, silakan diisi dengan data – data yang kamu inginkan, lalu klik tombol merah bertuliskan Save untuk menyimpan data.

Form Create Leads

Misal disini saya akan mengisi form Leads dengan subject Presentation kepada Mr. Afghan Syahreza selaku Procurement Director dari PT. Bank Optimis dengan rating prioritas 4 bintang. Sales yang bertanggung jawab atas Perjanjian ini adalah Administrator dengan Sales Team yang akan berangkat nantinya adalah Team Direct Sales.

Demikianlah cara membuat Leads untuk menyiapkan perjanjian dengan calon customer.

B. Membuat Logged Calls

Setelah Leads dibuat, maka selanjutnya yaitu menghubungi calon customer kita melalui telepon. Sebelum telepon dilakukan, kita buat dulu jadwalnya agar kita tidak terburu – buru melakukan kontak terhadap calon customer.

Caranya yaitu sebagai berikut :

1. Masuk ke menu Sales, menuju ke sub-menu Phone Calls, lalu pilih Logged Calls. Disana kamu akan melihat tampilan sub-sub menu Logged Calls yang masih kosong.

Menu Sales -> sub-menu Phone Calls -> sub-sub menu Logged Calls

2. Untuk membuat Logged Calls yang baru, klik tombol merah bertuliskan Create. Sebuah baris form akan muncul, silakan isi dengan data – data yang kamu inginkan lalu klik tombol merah bertuliskan Save untuk menyimpan data.

Form Create Logged Calls

Sebagai contoh disini saya mengisi form Logged Calls dengan tanggal kontak 09 Januari 2017, pukul 09.00, Call Summary atau inti pembicaraan dengan Presentation Appointment, Kontak yang akan dihubungi yaitu PT. Bank Optimis a.n. Afghan Syahreza, orang yang akan bertanggung jawab atas telepon tersebut (Responsible) yaitu oleh Administrator.

Demikianlah langkah – langkah dalam membuat Logged Calls untuk membuat jadwal telepon kepada calon customer.

C. Mengubah Status Leads Menjadi Opportunities

Opportunities adalah peluang perusahaan kita terhadap perusahaan calon customer atas penjualan produk – produk kita.

Pada contoh sebelumnya, saya membuat Presentation sebagai Leads, lalu membuat jadwal telepon untuk menghubungi calon customer. Setelah Phone Calls dilaksanakan dan Leads kita sukses menggaet perhatian calon customer dan mereka setuju agar perusahaan kita melakukan penawaran maka alur penjualan berikutnya yaitu Opportunities atau peluang.

Cara mengubah status Leads menjadi Opportunities adalah sbb:

1.  Masuk ke menu Sales, menuju ke sub-menu Sales, lalu pilih sub-sub menu Opportunities. Disana kamu akan melihat tampilan sub-sub menu Opportunities yang masih kosong.

Menu Sales -> sub-menu Sales -> sub-sub menu Opportunities

2. Untuk mengubah status Leads menjadi Opportunities kamu harus masuk ke sub-sub menu Leads, lalu hilangkan tag Unassigned pada kolom pencarian pada kanan atas layar agar kamu dapat menemukan Leads yang telah kamu buat sebelumnya (Langkah A).

Hilangkan tag Unassigned pada kolom pencarian (Lingkaran Merah)

3. Setelah tag Unassigned dihilangkan maka form Leads yang telah kamu buat sebelumnya akan tampak pada layar.

Form Leads yang telah dibuat sebelumnya (Langkah A)

4. Klik form tersebut maka tampilan data – data pada Leads yang telah kamu buat akan ditampilkan. Klik tombol merah bertuliskan Convert to Opportunity, maka layar akan menampilkan form baru yaitu Convert to opportunity, silakan isi dengan data – data yang diinginkan.

Muncul form Convert to Opportunity setelah tombol Convert to Opportunity di-klik.

Pada bagian Assign opportunities to, Salesperson saya mengisi Romy Rafael sebagai orang yang akan dikirim untuk melakukan Leads PT. Macan Jaya yaitu Presentation yang merupakan anggota dari Team Direct Sales. Pada bagian Opportunities, Related Customer saya isi dengan Link to an existing customer arena data customer sudah pernah diinput sebelumnya, dan Customer yaitu PT. Bank Optimis a.n. Afghan Syahreza sebagai orang yang akan ditemui pada saat Leads dilaksanakan nantinya.

5. Setelah data – data pada form Convert to opportunity diisi, klik tombol merah bertuliskan Create Opportunity maka tampilannya akan berubah menjadi sebagai berikut :

Tampilan saat Create Opportunity di-klik

6.  Kembali ke tampilan sub-sub menu Opportunities, disana kamu akan melihat ada kotak Opportunity yang muncul setelah merubah status Leads menjadi Opportunities dan Leads yang kita buat sebelumnya menghilang walaupun tag Unasigned sudah dihilangkan. Hal ini disebabkan oleh statusnya sudah berubah menjadi Opportunities.

Tampilan baru pada sub-sub menu Opportunities

Tampilan Leads setelah status berubah menjadi Opportunities

Demikianlah cara mengubah status Leads menjadi Opportunities. 

Penjabaran tersebut juga telah saya buat di Gitbook kelompok PT Macan Jaya dengan link :

https://rizkyamaliafitriani.gitbooks.io/uas-erp-uperp8uas01b-melengkapi-data-crm-pt-macan/content/modul-crm-uperp8uas01b-melengkapi-data-modul-crm-pt-macan-jaya.html

Selain itu kalian juga dapat melihatnya dalam berbagai versi yang sudah saya simpan dalam Google Drive email kartun saya (hellokitty.uperp8@gmail.com), yaitu : 

- Untuk versi Word dapat dilihat dan didownload disini
- Untuk versi PDF dapat dilihat dan didownload disini 

Sekian postingan saya kali ini mengenai melengkapi data modul CRM PT Macan Jaya pada Odoo 8.0. 
Semoga bermanfaat bagi kita semua.

Salam Sukses,

Wassalammualaikum Wr, Wb.